Archiviazione e Gestione Documentale

IGS conosce il valore e i problemi che si possono generare durante la gestione di innumerevoli documenti per una azienda, e per questo fornisce ai propri clienti un servizio avanzato e innovativo di archiviazione e gestione documentale integrata, una soluzione modulare studiata su singole esigenze e quindi adattabile a qualsiasi azienda/compagnia. IGS è in grado di gestire tutti i tipi di archiviazione che sono necessari per un’ Azienda, da quelli correnti a quelli pregressi. Attraverso l’attività di dematerializzazione di ogni tipo di documento, IGS è in grado di conservare e riorganizzare l’archivio fornendo innumerevoli vantaggi a favore del cliente, tra i quali:

• riduzione dei costi della manodopera e della gestione delle “non conformità”
• riduzioni dei costi del trattamento cartaceo
• riduzione del tempo di trattamento e smistamento della posta in entrata e in uscita
• recupero e riconversione degli spazi fisici occupati dalla documentazione cartacea originale tramite dematerializzazione
• ottimizzazione dei tempi di archiviazione e di successiva ricerca dei documenti
• miglioramento della distribuzione delle informazioni in rete
• garanzia dell’integrità nel tempo della documentazione digitale
• aumento del livello di sicurezza dei dati
  

Il Centro Processi (CP) di IGS è il centro dei servizi e delle soluzioni per la gestione documentale, attraverso l’ausilio di strutture tecnologicamente avanzate, è in grado di lavorare documenti e dati. Le Attività principali del CP di IGS sono:

• Preparazione documenti
• Scansione
• Indicizzazione
• Attivazione Pannello di Controllo
• Controllo eseguito da Staff Specializzato
• Data Entry direttamente on line su piattaforme dedicate e personalizzate

La “soluzione” di archiviazione elettronica di IGS

L’efficienza e la flessibilità del sistema implementato da IGS, attraverso la propria piattaforma proprietaria realizzata con tecnologia standard Microsoft, e un team di professionisti specializzati consente di gestire in modo trasparente l’intero processo di “workflow” dalla ricezione del documento sino alla sua archiviazione/consultazione.

Come avviene il processo di “workflow” di IGS

Inoltre per garantire maggiore sicurezza e continuità la piattaforma di IGS effettua procedure di back up (giornaliero, settimanale e mensile) in modo da assicurare ai propri clienti una continua disponibilità di informazioni, senza alcuna interruzione. Attraverso l’interfaccia portale web configurabile per customizzazioni, il cliente è quindi in grado di consultare on-line e di ricercare i propri documenti digitalizzati, di avere accesso a informazioni e statistiche, di gestire le anomalie, di operare in upload-download sul sistema, e di avere un supporto operativo continuo di gestione delle problematiche grazie all’ Help Desk dedicato.

Sicura

Tutte le infrastrutture tecnologiche sono totalmente conformi alle normative vigenti in materia di sicurezza attiva e passiva, e permettono anche al cliente finale un tracking on line di tutti i processi.