Archiviazione e Gestione Documentale
IGS conosce il valore e i problemi che si possono generare durante la gestione di innumerevoli documenti per una azienda, e per questo fornisce ai propri clienti un servizio avanzato e innovativo di archiviazione e gestione documentale integrata, una soluzione modulare studiata su singole esigenze e quindi adattabile a qualsiasi azienda/compagnia. IGS è in grado di gestire tutti i tipi di archiviazione che sono necessari per un’ Azienda, da quelli correnti a quelli pregressi. Attraverso l’attività di dematerializzazione di ogni tipo di documento, IGS è in grado di conservare e riorganizzare l’archivio fornendo innumerevoli vantaggi a favore del cliente, tra i quali:
- riduzione dei costi della manodopera e della gestione delle “non conformità”
- riduzioni dei costi del trattamento cartaceo
- riduzione del tempo di trattamento e smistamento della posta in entrata e in uscita
- recupero e riconversione degli spazi fisici occupati dalla documentazione cartacea originale tramite dematerializzazione
- ottimizzazione dei tempi di archiviazione e di successiva ricerca dei documenti
- miglioramento della distribuzione delle informazioni in rete
- garanzia dell’integrità nel tempo della documentazione digitale
- aumento del livello di sicurezza dei dati
Il Centro Processi (CP) di IGS è il centro dei servizi e delle soluzioni per la gestione documentale, attraverso l’ausilio di strutture tecnologicamente avanzate, è in grado di lavorare documenti e dati. Le Attività principali del CP di IGS sono:
- Preparazione documenti
- Scansione
- Indicizzazione
- Attivazione Pannello di Controllo
- Controllo eseguito da Staff Specializzato
- Data Entry direttamente on line su piattaforme dedicate e personalizzate
La “soluzione” di archiviazione elettronica di IGS
L’efficienza e la flessibilità del sistema implementato da IGS, attraverso la propria piattaforma
proprietaria realizzata con tecnologia standard Microsoft, e un team di professionisti
specializzati consente di gestire in modo trasparente l’intero processo di “workflow” dalla ricezione
del documento sino alla sua archiviazione/consultazione.
Come avviene il processo di “workflow” di IGS
Inoltre per garantire maggiore sicurezza e continuità la piattaforma di IGS effettua procedure di back up (giornaliero, settimanale e mensile) in modo da assicurare ai propri clienti una continua disponibilità di informazioni, senza alcuna interruzione. Attraverso l’interfaccia portale web configurabile per customizzazioni, il cliente è quindi in grado di consultare on-line e di ricercare i propri documenti digitalizzati, di avere accesso a informazioni e statistiche, di gestire le anomalie, di operare in upload-download sul sistema, e di avere un supporto operativo continuo di gestione delle problematiche grazie all’ Help Desk dedicato.
Sicura
Tutte le infrastrutture tecnologiche sono totalmente conformi alle normative vigenti in materia di sicurezza attiva e passiva, e permettono anche al cliente finale un tracking on line di tutti i processi.