Gestione Documentale

Un nuovo modo di gestire il tuo archivio digitale. Facile, veloce, sicuro.

I.G.S. conosce i problemi che si possono nascere in una Azienda durante la gestione dei documenti e per questo fornisce ai propri Clienti un servizio avanzato e innovativo di archiviazione e gestione documentale integrata, ovvero una soluzione modulare studiata su singole esigenze e quindi adattabile a qualsiasi realtà aziendale.

I.G.S. è in grado di gestire tutti i tipi di archiviazione che sono necessari per un’ Azienda, da quelli correnti a quelli pregressi. Attraverso l’attività di dematerializzazione di ogni tipo di documento, è in grado di conservare e riorganizzare l’archivio fornendo innumerevoli vantaggi a favore del Cliente.

Grazie al sistema implementato da I.G.S. tramite la Piattaforma proprietaria realizzata con tecnologia standard Microsoft ed il Team di Professionisti specializzati che viene messo a disposizione, il Cliente può gestire in modo trasparente l’intero processo di “workflow”: dalla ricezione del documento sino alla sua archiviazione/consultazione.

Diminuzione dei costi

della manodopera, del trattamento cartaceo e della gestione delle “non conformità”

Recupero e riconversione

degli spazi fisici occupati dalla documentazione cartacea originale

Miglioramento

della distribuzione delle informazioni in rete e delle prestazioni del personale

Riduzione del tempo

di trattamento e smistamento della posta in entrata e in uscita

Ottimizzazione

dei tempi di archiviazione e di successiva ricerca dei documenti

Garanzia e sicurezza

dell’integrità nel tempo della documentazione digitale

Processo di “workflow”

Attraverso l’interfaccia portale web configurabile per customizzazioni, il Cliente è in grado di consultare online e di ricercare i propri documenti digitalizzati, di avere accesso a informazioni e statistiche, di gestire le anomalie, di operare in upload-download sul sistema ed anche di avere un supporto operativo continuo di gestione delle problematiche grazie all’ Help Desk dedicato.

  • Ricezione documenti
  • Apertura buste e normalizzazione
  • Dematerializzazione
  • Data entry
  • Verifica controller
  • Upload controller
  • Aggiornamento database web
  • Aggiornamento gestione processi

Processo di “sicurezza”

Tutte le infrastrutture tecnologiche sono totalmente conformi alle normative vigenti in materia di sicurezza attiva e passiva, e permettono anche al Cliente finale un tracking online di tutti i processi. Inoltre, per garantire maggiore sicurezza e continuità, la piattaforma di I.G.S. effettua procedure di back-up (giornaliero, settimanale e mensile) in modo da assicurare ai propri Clienti una continua disponibilità di informazioni senza alcuna interruzione.

  • Super Admin
    • gestione e sicurezza
  • Supervisore
    • gestione utenti
    • gestione dati aggregati
  • Admin
    • gestione dati in upload, download
    • modifica dei dati
    • gestione anomalie
  • User
    • ricerca dei documenti
  • User IGS
    • acquisisce dati
    • rilascia informazioni
  • Help Desk
    • gestione problematiche
    • ricerca documenti